La salud de tu inventario es fundamental para un negocio vending, ¡toma las riendas!

Todos los productos del mercado tienen un tiempo de vida. Puede ser más perceptible en los alimentos, pero los artículos electrónicos después de un tiempo también se degradan o se vuelven obsoletos. 

El carecer de algún método para tener esta caducidad en la mira nos expone a fugas de capital por no poder movilizar inventarios antes de que su tiempo de vida expire.

Para evitar mermas hay varios tips que pueden aplicarse:

• Desde la adquisición, fijarse en las fechas de caducidad. En especial los productos con caducidad más reducida es recomendable ir personalmente con el proveedor y seleccionar las que tengan fecha más amplia. Como buen negocio, el proveedor tenderá a surtir pedidos con el inventario que esté más próximo a expirar.

• Cada vez que se abre la máquina, se toma nota del inventario antes y después de surtido.

• Dejar siempre al frente los productos que estén más próximos a la fecha de vencimiento. De ser posible tener un registro de fechas por lote, hace posible intercambiar productos entre máquinas que tengan mejor rotación de un producto en particular. Soluciones más sofisticadas incluyen el alimentar las fechas a un sistema para que mande alertas de próxima expiración.

• Revisa que el producto esté bien acomodado. Hay productos pequeños, bolsas y paquetes de forma irregular que están propensos a caer con ayuda de empujones.

• Revisa constantemente que los sistemas de pago funcionan correctamente. Esto es, tanto para ofrecer un servicio confiable como para evitar riesgos de fraude.

El estar siempre al pendiente de lo que le sucede a tu máquina hará que la merma se mantenga en un mínimo saludable; parte del monitoreo puede hacerse con anotaciones y alimentar hojas de cálculo, aunque ya existe tecnología que nos ahorra muchos pasos y es capaz incluso de decirnos en tiempo real el estatus de ventas e inventarios, además de ofrecer reportes configurables de acuerdo a las variables que deseemos analizar.

Señales de alerta para un negocio vending rumbo a la quiebra

La salud financiera de un negocio vending puede ser tan opaca o clara dependiendo de la información disponible; sin datos nos llegará la sorpresa de que el negocio ya no deja siquiera para comprar más inventario o nos quedaremos indefinidamente invirtiendo en un pozo sin fondo esperando que algún día repunte.

Aunque es cierto que todo negocio necesita un tiempo de maduración, necesitamos estar alerta de cualquier indicio negativo y tomar medidas para hacer cambios a tiempo.

   

Los signos de un negocio por quebrar son universales:

• Las ganancias no crecen y se identifica un desaceleramiento. Ya no se ha logrado registrar una venta mejor que la registrada en X día; lo que es peor, los días de ganancia promedio disminuyen en frecuencia.

• Tienes pérdidas netas, aún meses después de establecido. El negocio sigue necesitando que se le inyecte nuevo capital pues no hay liquidez para adquirir nuevo inventario o pagar sueldos en caso de tener personal. La locación promedio madura de los 6 a los 8 meses en adelante; será necesario analizar si es necesario relocalizar el equipo o si hay algo en el surtido de producto que pueda salvar el punto de venta.  

• La sincronización de entrada y salida de efectivo no se está dando. Se necesita cubrir mes a mes los mínimos operativos de renta (según el acuerdo llegado con el dueño del sitio), luz, el tiempo del operativo para ir a dar servicio a la máquina y el inventario que se consume. Esto debe pagarse con el flujo de ventas pero también pueden considerarse los ahorros que se tengan designados como colchón.

• Menos frecuencia de pedidos. Baja de forma notoria la necesidad de comprar más inventario.

• Acumulación de inventario. La mayoría del tiempo es causa de estudio insuficiente de la zona y lo que puede satisfacer a los clientes potenciales.

Cada punto de venta es distinto y es posible que a la vuelta de un par de meses todo mejore, pero es mejor estar consciente en todo momento de cómo está el negocio, para saber si seguir jugando con estrategias, productos y promociones, conseguir inventario a mejor precio o reubicar antes de que nos afecte más allá de nuestro alcance económico. 

Vending sin planeación y control, la principal causa de su fracaso

Un negocio no marcha sólo de buenas intenciones. 

Sucede con los negocios vending; no sólo basta esforzarse mucho y dar el servicio, ya que mucho de ese empeño puede estar mal enfocado y al no tener un enfoque estratégico, podemos estar bloqueando nuestra liquidez y ganancias.

Un par de preguntas pueden ayudarnos a vislumbrar nuestro estatus:

• ¿Sabes cuánto inventario a la pieza tienes en bodega y en máquinas?
• ¿Tienes identificado por producto y por locación la rotación de inventarios?
• ¿Cuentas con información real de tu histórico de ventas que sirva para identificar tendencias?
• ¿Sabes cuándo hay que hacer recorridos?
• ¿Puedes identificar cuándo hay que conseguir nuevo inventario, por producto?
• Puedes correlacionar ventas e inventario para identificar temporadas, mermas y otras variables de negocio que te permitan planear a futuro y hacer planes correctivos?

Hay varias alternativas para tener mayor control, que van desde anotaciones en libros hasta sofisticados sistemas para control de inventarios. La gran ventaja que tiene el software versus papel es la flexibilidad y los reportes que se pueden generar para producir “business intelligence”, o información del negocio que nos ayude a tomar mejores decisiones de compras, armado de rutas y recordatorios para ordenar más inventario, a tiempo y en cantidad justa para no comprometer capital de forma innecesaria.

La improvisación en los negocios puede darnos un punto de partida, pero no nos da la certeza y estabilidad que los datos nos ofrecen. Puede que hayas hecho un buen estudio inicial de la zona y el mercado, pero llevar el negocio únicamente con los datos del anteproyecto y el resto de forma reactiva puede estar haciéndole un daño enorme, que te haga perder tiempo y dinero. 

Información veraz y control, puntos esenciales de los negocios vending

Si te encuentras entre los afortunados que cuentan con una máquina vending, ¡felicidades! Tienes en tus manos un potencial de negocio tan amplio como tu imaginación. Pero, ¿la vida real sucede como dice en papel? Es posible que estés haciendo todo bien pero no consigas buenos resultados; sucede con frecuencia cuando no se tiene control de los artículos que vendemos… surtimos cuando falta y ya, sin análisis alguno. ¿Sabes a ciencia cierta lo que sucede con tus inventarios?

Todos los negocios con finanzas saludables saben lo importante que es el control de inventarios para sus operaciones. En el caso de comercios y distribuidores, es absolutamente esencial, pues hay que saber qué productos vender y estimaciones de consumo de cada uno para atender apropiadamente a la demanda sin exceder en la inversión.

Cada negocio lleva su tiempo de perfeccionamiento. En el vending, al menos hay tres errores que podemos evitar y así mejorar nuestros resultados:

• Cero análisis de la zona y el volumen de productos que se necesitan. Mucho inventario puede echarse a perder, creyendo que sería popular; igualmente, podemos estar dejando ir muchas oportunidades según los intereses de la zona y el tráfico diario.
• Irregularidad en visitas a la máquina. No se sabe exactamente cuándo se agota el producto, por lo que se pierden oportunidades de venta, días o semanas hasta que se visite de nuevo, incluyendo el producto que pudo haber caducado.
• No llevar una contabilización más precisa de lo que se tiene en inventario de bodega y el inventario en máquinas, lo que lleva a fugas y otros intangibles que restan a nuestras ganancias. Esto incluye identificar tendencias de consumo, mermas y puntos de reorden.

La esencia del negocio es que la máquina se vea bien, que funcione y esté surtida todo el tiempo; el éxito será lograr ésto y mejorar gradualmente con esfuerzo e inventarios calculados.