Señales de alerta para un negocio vending rumbo a la quiebra

La salud financiera de un negocio vending puede ser tan opaca o clara dependiendo de la información disponible; sin datos nos llegará la sorpresa de que el negocio ya no deja siquiera para comprar más inventario o nos quedaremos indefinidamente invirtiendo en un pozo sin fondo esperando que algún día repunte.

Aunque es cierto que todo negocio necesita un tiempo de maduración, necesitamos estar alerta de cualquier indicio negativo y tomar medidas para hacer cambios a tiempo.

   

Los signos de un negocio por quebrar son universales:

• Las ganancias no crecen y se identifica un desaceleramiento. Ya no se ha logrado registrar una venta mejor que la registrada en X día; lo que es peor, los días de ganancia promedio disminuyen en frecuencia.

• Tienes pérdidas netas, aún meses después de establecido. El negocio sigue necesitando que se le inyecte nuevo capital pues no hay liquidez para adquirir nuevo inventario o pagar sueldos en caso de tener personal. La locación promedio madura de los 6 a los 8 meses en adelante; será necesario analizar si es necesario relocalizar el equipo o si hay algo en el surtido de producto que pueda salvar el punto de venta.  

• La sincronización de entrada y salida de efectivo no se está dando. Se necesita cubrir mes a mes los mínimos operativos de renta (según el acuerdo llegado con el dueño del sitio), luz, el tiempo del operativo para ir a dar servicio a la máquina y el inventario que se consume. Esto debe pagarse con el flujo de ventas pero también pueden considerarse los ahorros que se tengan designados como colchón.

• Menos frecuencia de pedidos. Baja de forma notoria la necesidad de comprar más inventario.

• Acumulación de inventario. La mayoría del tiempo es causa de estudio insuficiente de la zona y lo que puede satisfacer a los clientes potenciales.

Cada punto de venta es distinto y es posible que a la vuelta de un par de meses todo mejore, pero es mejor estar consciente en todo momento de cómo está el negocio, para saber si seguir jugando con estrategias, productos y promociones, conseguir inventario a mejor precio o reubicar antes de que nos afecte más allá de nuestro alcance económico. 

Vending sin planeación y control, la principal causa de su fracaso

Un negocio no marcha sólo de buenas intenciones. 

Sucede con los negocios vending; no sólo basta esforzarse mucho y dar el servicio, ya que mucho de ese empeño puede estar mal enfocado y al no tener un enfoque estratégico, podemos estar bloqueando nuestra liquidez y ganancias.

Un par de preguntas pueden ayudarnos a vislumbrar nuestro estatus:

• ¿Sabes cuánto inventario a la pieza tienes en bodega y en máquinas?
• ¿Tienes identificado por producto y por locación la rotación de inventarios?
• ¿Cuentas con información real de tu histórico de ventas que sirva para identificar tendencias?
• ¿Sabes cuándo hay que hacer recorridos?
• ¿Puedes identificar cuándo hay que conseguir nuevo inventario, por producto?
• Puedes correlacionar ventas e inventario para identificar temporadas, mermas y otras variables de negocio que te permitan planear a futuro y hacer planes correctivos?

Hay varias alternativas para tener mayor control, que van desde anotaciones en libros hasta sofisticados sistemas para control de inventarios. La gran ventaja que tiene el software versus papel es la flexibilidad y los reportes que se pueden generar para producir “business intelligence”, o información del negocio que nos ayude a tomar mejores decisiones de compras, armado de rutas y recordatorios para ordenar más inventario, a tiempo y en cantidad justa para no comprometer capital de forma innecesaria.

La improvisación en los negocios puede darnos un punto de partida, pero no nos da la certeza y estabilidad que los datos nos ofrecen. Puede que hayas hecho un buen estudio inicial de la zona y el mercado, pero llevar el negocio únicamente con los datos del anteproyecto y el resto de forma reactiva puede estar haciéndole un daño enorme, que te haga perder tiempo y dinero. 

Información veraz y control, puntos esenciales de los negocios vending

Si te encuentras entre los afortunados que cuentan con una máquina vending, ¡felicidades! Tienes en tus manos un potencial de negocio tan amplio como tu imaginación. Pero, ¿la vida real sucede como dice en papel? Es posible que estés haciendo todo bien pero no consigas buenos resultados; sucede con frecuencia cuando no se tiene control de los artículos que vendemos… surtimos cuando falta y ya, sin análisis alguno. ¿Sabes a ciencia cierta lo que sucede con tus inventarios?

Todos los negocios con finanzas saludables saben lo importante que es el control de inventarios para sus operaciones. En el caso de comercios y distribuidores, es absolutamente esencial, pues hay que saber qué productos vender y estimaciones de consumo de cada uno para atender apropiadamente a la demanda sin exceder en la inversión.

Cada negocio lleva su tiempo de perfeccionamiento. En el vending, al menos hay tres errores que podemos evitar y así mejorar nuestros resultados:

• Cero análisis de la zona y el volumen de productos que se necesitan. Mucho inventario puede echarse a perder, creyendo que sería popular; igualmente, podemos estar dejando ir muchas oportunidades según los intereses de la zona y el tráfico diario.
• Irregularidad en visitas a la máquina. No se sabe exactamente cuándo se agota el producto, por lo que se pierden oportunidades de venta, días o semanas hasta que se visite de nuevo, incluyendo el producto que pudo haber caducado.
• No llevar una contabilización más precisa de lo que se tiene en inventario de bodega y el inventario en máquinas, lo que lleva a fugas y otros intangibles que restan a nuestras ganancias. Esto incluye identificar tendencias de consumo, mermas y puntos de reorden.

La esencia del negocio es que la máquina se vea bien, que funcione y esté surtida todo el tiempo; el éxito será lograr ésto y mejorar gradualmente con esfuerzo e inventarios calculados.

¿Todos ganan? Ahorros para el cliente y ventas para ti con inventarios inteligentes.

Los gastos son el permanente acecho de las empresas. Otro mundo sería si se pudiera producir resultados del vacío, pero se requiere materia prima, equipos e insumos para facilitar algún servicio o transformar en los productos que vendemos. La inversión es inevitable, pero debemos encontrar la manera de mantenerla en un sano mínimo. Dentro de las estrategias para control de inventarios, se logra optimizar:

-Analizando consumos históricos y calcular tendencias

-Controlando acceso y rastreando quién solicitó el material

-Haciendo acuerdos con proveedores y tener certeza de su capacidad de respuesta, para definir puntos de reorden

-Teniendo un recuento real y actualizado de todo nuestro inventario, para evitar desabasto y pedidos innecesarios

-Tener visibilidad de datos y planes claros para cambios futuros de demanda y reducir desperdicios por obsolescencia o expiración

Todos estos esfuerzos son llevados por las empresas, con frecuencia a través de distintos sistemas. ¿Qué pasaría si podemos implementar un sistema inteligente de inventarios con dispensadores tipo vending? La tecnología y el software unificador existen y logran ofrecer el control y datos al momento que se necesitan.

Los sistemas AIM (Automatic Inventory Management)a través de máquinas vending puedes tener un recuento en tiempo real de todo tu inventario, y con software tener todos los datos de cómo se ha movilizado el producto; en el caso que tú seas el proveedor del consumible o el equipo, podrás saber cuándo es el momento de armar un pedido y resurtir la máquina.

El esquema ganar-ganar es posible con los convenios entre negocios y proveedores a través de máquinas AIM, pues es así como los clientes pueden

-Acceder a un esquema de pagar sólo lo que se consume

-Deshacerse de montañas de inventario y los riesgos de seguridad, desperdicio y robos

-Ahorrarse espacio y tener mejor conocimiento sobre el consumo de material y consumibles en sus operaciones.

Del lado del proveedor, la visibilidad del consumo de material puede hacer la diferencia en cuanto a oportunidad de ventas, pudiendo acaparar cualquier rotación de inventario a través de convenios con el cliente para asegurarle que nunca se le agoten los insumos.

Márgenes de venta - comparación de productos snack VS papelería

Los equipos despachadores de producto tipo vending se introdujeron en el mercado para despachar dulces, cigarros y refrescos. En años recientes su versatilidad avanza a paso galopante, siendo tan sofisticados algunos que preparan guisos desde ingredientes base, de forma totalmente automatizada. Las formas de pago también evolucionaron para aceptar billetes, después tarjetas de crédito y ahora por pagos desde celular con aplicaciones bancarias o moneda electrónica. Gracias a tanta versatilidad, podemos adecuar según los productos que venderemos, pero, ¿Cuáles vender?

Expresamente hablando de utilidades, los refrescos y botanas de marca dejan un margen más bajo, debajo del 20% por estar pagando renombre y marketing. Para aspirar a mejores utilidades tenemos que buscar compras de nuestros productos estrella en alto volumen y hacer tus propios empaquetados para menudeo de dulces, chicles y chocolates.

En el caso de papelería, la percepción de marca se vuelve menos demandante mientras que el producto sea bueno y eso puede funcionar a nuestro favor. Mientras que cubra las necesidades en el momento y el precio sea justo, podemos aspirar a márgenes superiores, arriba del 30% y en casos más del 100% del costo del producto. Poniendo pies en tierra, aún teniendo una posibilidad de retorno alto, lo que representará las ganancias a final de mes será una sana rotación de producto que iguale y supere a los alimentos y bebidas.

Dependiendo de la zona será el éxito por tipo de producto de papelería, que pueden ser:

• Sobres
• Paquetes de baterías
• Blisters con sets de plumas o marcadores
• Paquetes de Post-Its
• Adhesivos: cinta, lápiz, plastiacero, pegamentos escolares e instantáneos
• Grapadoras
• Cartuchos de impresora (en caso de convenio con empresa, conociendo modelos utilizados)
• Postales
• Lápices mecánicos, de madera, borradores
• Líquido corrector
• Cajas con clips, broches mariposa
• Básicos de electrónica: audífonos, cargadores, cables y memorias USB
• Revistas, libros, cuadernos, diccionarios

El listado es un punto de partida; habrá que prestar atención al consumo, y en el caso de máquinas en convenio, escuchar las opiniones de los usuarios para detectar necesidades por cubrir.

Identifica tus prospectos para inventario vending inteligente

Tu equipo vending no está limitado a una sola gama de productos. Por sólo utilizarlo para comercializar papas y refrescos podrías estar dejando de lado varias oportunidades que traigan mayores márgenes de ganancia. No vendría a mal echar una vista con nuevos ojos a la zona donde está instalado, ver los perfiles de transeúntes y los negocios aledaños, estimar el alcance económico y las necesidades que puedan cubrirse.

Tal vez ya lo estés haciendo, pero puedes seguir experimentando con nuevas líneas. Todo mundo pierde la cabeza por no tener un cable para cargar el celular o una memoria USB. ¿Has intentado poner artículos de papelería? La gran ventaja de una máquina vending es su flexibilidad, pudiendo intercambiar productos tantas veces como se desee, con riesgo mínimo en costo de inventario prueba.

Reiterando, cada sitio es distinto y el éxito de nuevos lanzamientos dependerá del conocimiento que se tenga respecto del lugar donde está la máquina (experiencia, estudios de mercado). Es posible que el producto estrella sea un kit de limpieza bucal, baterías, grapadoras, adhesivos o impermeables para el tiempo de lluvia. Así como puedes dejar líneas permanentes, puedes tener productos por temporada o promociones que den variedad y mantengan vivo el interés de los clientes frecuentes.

Ahora, puede que tu equipo pueda mejorar tal y donde está, otras es cambiarlo de sitio o invertir en una máquina nueva para atender a un cliente o un colectivo dedicado. ¿Tienes conocimiento de alguna empresa que utilice papelería en alto volumen? Habrá que ubicar a aquellas empresas con muchos empleados o que sabemos necesita muchos consumibles para operar.

Armar un convenio como proveedor de papelería por medio de vending inteligente  puede ser altamente beneficioso para el control de costos y reducción de inventario de una empresa, mientras que para ti puede abrirse una excelente oportunidad para actuar al momento, los equipos vending te pueden dar señas precisas sobre tendencias de consumo y alertas cuando está cercano el punto de reorden. El material de papelería es un ejemplo, pero las aplicaciones son adaptables a las necesidades de cada compañía.

¿El final del vending? No. Se trata de su evolución.

La industria del vending, al igual que muchos mercados, tienen su curvatura de oferta y demanda. ¿Es posible que hayamos llegado a un punto que dejara de ser negocio por exceso de oferta? La respuesta sigue siendo negativa, pero no está mal pensar un par de pasos adelante; justo ahora es momento de combinar investigación e ingenio para encontrar nuevas aplicaciones de la tecnología vending para abrir nuevos espacios de mercado y continuar creciendo.

¿Ahora qué sigue? El cielo es el límite para las nuevas ideas e aplicaciones. Así como existe una enorme gama de dispositivos vending, se pueden encontrar nuevas aplicaciones para áreas de negocios que han estado en nuestras narices, como la reducción de costos en operaciones negocios y fábrica. Muchos han de recordar la anécdotas de la aerolínea American Airlines que en los ochentas se ahorró 40,000 dólares anuales por avión, al quitar las aceitunas de una ensalada; en nuestro caso, el sistema vending viene como anillo al dedo para un control de inventario y consumibles que podrá en muchos casos sorprender con los ahorros que puede producir.

Quien haya laborado en una gran fábrica o corporativo podrá haber sido testigo de cómo se utiliza la papelería en lo cotidiano. “Hay que ir por otro bolígrafo porque no encuentro el mío”. “¿Mandé a imprimir varias veces? No pasa nada, hay que solicitar más hojas”. Los extremos son los que toman cosas para cumplir con la lista de útiles escolares de sus niños. Entre desperdicio y apropiaciones, el costo de tener materiales llega a elevarse en un 40%, dinero que podría aplicarse mejor a otras áreas.

Además de usos de papelería, existen muchas posibilidades para manejar piezas costosas del inventario que después nadie sabe cómo desaparecen. Un sistema inteligente de inventario habilitado gracias a la tecnología vending será capaz de dar cuentas del quién, cómo y cuándo, para definir los niveles genuinos de consumo que requiere la empresa según departamento, temporada y otros criterios, optimizando así nuestro inventario y abatir cualquier fuga.